Zo eenvoudig ligt het niet.
De nieuwe regels verplichten werkgevers niet om een lijst met alle individuele salarissen rond te sturen. Ze vragen wel iets anders: dat je kunt uitleggen hoe functies worden gewaardeerd, hoe salarissen worden bepaald en waarom werknemers die vergelijkbaar werk doen soms verschillend worden beloond.
En juist daar zit voor veel ondernemingen het echte werk.
Salarissen ontstaan namelijk lang niet altijd vanuit een vooraf ontworpen beloningsstructuur. De ene werknemer heeft stevig onderhandeld. Een ander kwam binnen toen personeel moeilijk te vinden was. Een derde heeft bij een overname zijn oude arbeidsvoorwaarden behouden. Ondertussen zijn functies veranderd, verantwoordelijkheden verschoven en functieomschrijvingen verouderd.
Dat hoeft niet direct verkeerd te zijn. Maar het wordt wel een probleem als niemand meer kan uitleggen waarom de verschillen bestaan.
Wat gaat er veranderen?
Op 21 mei 2026 is het wetsvoorstel voor de invoering van de Europese Richtlijn loontransparantie bij de Tweede Kamer ingediend. De voorgenomen datum van inwerkingtreding is op dit moment (in juli 2026) 1 januari 2027. Het voorstel wordt nog behandeld. De definitieve wet kan dus op onderdelen nog veranderen.
De kern van het wetsvoorstel is dat werkgevers transparanter moeten worden over de manier waarop zij werknemers belonen.
Dat begint al bij de sollicitatie. Een sollicitant moet op tijd informatie krijgen over het loon of de bandbreedte die bij de functie hoort. Het salaris moet zijn gebaseerd op objectieve en neutrale criteria. Een werkgever mag bovendien niet meer vragen naar het huidige of laatstverdiende salaris van de sollicitant.
Ook werknemers die al in dienst zijn, kunnen informatie opvragen over hun eigen loon en over de gemiddelde loonniveaus van collega’s die hetzelfde of gelijkwaardig werk doen. Werkgevers moeten hun werknemers elk jaar wijzen op dit recht en uitleggen hoe zij daarvan gebruik kunnen maken.
Werkgevers met honderd werknemers of meer krijgen daarnaast een periodieke rapportageverplichting over beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen.
Dit gaat niet alleen grote werkgevers aan
De rapportageverplichting begint bij honderd werknemers. Dat betekent niet dat kleinere werkgevers rustig achterover kunnen leunen.
Na invoering van de wet moeten alle werkgevers beschikken over een objectief systeem voor functiewaardering en functie-indeling. Een hele mond vol. Met dat systeem moet kunnen worden vastgesteld welke functies gelijk of gelijkwaardig zijn.
Bij het waarderen van functies moet in ieder geval worden gekeken naar:
- de benodigde vaardigheden;
- de inspanning die de functie vraagt;
- de verantwoordelijkheden;
- de arbeidsomstandigheden.
Daarnaast moeten andere factoren worden meegenomen die voor de betreffende functie relevant zijn.
Dat betekent niet dat iedere werkgever een ingewikkeld functiehuis met tientallen schalen en tabellen moet bouwen. De inrichting moet passen bij de omvang en complexiteit van de onderneming.
Een bedrijf met vijftien werknemers heeft iets anders nodig dan een organisatie met vijfhonderd werknemers. Maar ook binnen een kleinere onderneming moet duidelijk zijn waarom een functie op een bepaald niveau is ingedeeld en hoe het salaris tot stand komt.
Een loonverschil is niet automatisch verboden
Loontransparantie betekent ook niet dat iedere werknemer met dezelfde functie precies hetzelfde moet verdienen.
Er kunnen terechte verschillen zijn. Denk aan relevante werkervaring, opleidingsniveau, aantoonbaar zwaardere verantwoordelijkheden of een verschil in functioneren. Ook een arbeidsmarkttoeslag kan onder verklaarbaar zijn. Zoals wij juristen zeggen: het ligt aan de omstandigheden van het geval.
De criteria moeten wel objectief, controleerbaar en consequent worden toegepast.
Een uitleg als “hij verdiende bij zijn vorige werkgever ook al meer” zal straks niet genoeg zijn. Het eerdere salaris is geen objectief criterium. Het gaat om de waarde van de nieuwe functie.
Hetzelfde geldt voor een algemeen beroep op onderhandeling. Dat de ene werknemer beter heeft onderhandeld dan de andere, zegt weinig over de waarde van het werk.
Wanneer uit een analyse blijkt dat mannen en vrouwen binnen een categorie gelijkwaardig werk verschillend worden beloond, moet de werkgever kunnen aantonen dat daarvoor objectieve en genderneutrale redenen bestaan. Niet te verklaren loonverschillen moeten worden hersteld. Hoe dat moet gebeuren? Dat is niet eenvoudig, ik help je graag om daar een plan voor op te stellen.
Voldoet een werkgever niet aan de transparantieverplichtingen, dan kan dat gevolgen hebben voor de bewijslast in een procedure. Claimt een werknemer dat hij of zij te weinig heeft verdiend. Dan kan het aan de werkgever zijn om te bewijzen dat geen verboden loononderscheid is gemaakt.
Waar gaat het in de praktijk mis?
De meeste werkgevers besluiten niet bewust om onverklaarbare loonverschillen te creëren. Ze ontstaan meestal geleidelijk.
Bijvoorbeeld doordat:
- nieuwe werknemers hoger worden ingeschaald dan bestaande werknemers;
- een leidinggevende uitzonderingen maakt zonder deze vast te leggen;
- functietitels niet meer aansluiten bij de feitelijke werkzaamheden;
- werknemers met vergelijkbare verantwoordelijkheden in verschillende schalen zitten;
- arbeidsvoorwaarden na een overname niet zijn geharmoniseerd;
- periodieke verhogingen afhankelijk zijn van hoe de manager de prestaties beoordeelt;
- een cao wel formeel wordt toegepast, maar functies in de praktijk anders zijn ingericht;
- bonussen, toeslagen en andere looncomponenten buiten beeld blijven.
Los van elkaar lijken dit vaak kleine afwijkingen. Bij elkaar kunnen ze een beloningsstructuur opleveren die nauwelijks nog uit te leggen is.
Het doel van de nieuwe regels is om die bestaande verschillen zichtbaarder te maken. Werknemers krijgen meer informatie en kunnen gerichter vragen stellen. De vraag is dan niet alleen wat iemand verdient, maar vooral waarom.
Kun je deze vragen beantwoorden?
Een werkgever die zich wil voorbereiden, kan beginnen met een paar eenvoudige vragen:
- Welke functies bestaan er binnen de onderneming?
- Sluiten de functieomschrijvingen nog aan bij het werk dat werknemers feitelijk doen?
- Welke functies zijn gelijkwaardig, ook als zij een andere functietitel hebben?
- Op basis van welke criteria wordt het startsalaris bepaald?
- Wanneer krijgt een werknemer een loonsverhoging, promotie, bonus of toeslag?
- Zijn uitzonderingen en individuele afspraken te verklaren?
- Worden dezelfde criteria binnen verschillende afdelingen en teams op dezelfde manier toegepast?
- Sluiten vacatures, arbeidsovereenkomsten, personeelsbeleid en de salarisadministratie op elkaar aan?
Kun je deze vragen niet goed beantwoorden, dan is dat niet direct een probleem. Het is wel een signaal dat de huidige inrichting kwetsbaar is. Het loont zich vaak om dit te laten checken door een specialist. Ik kijk graag met je mee.
Begin niet met een nieuw salarishuis
De neiging bestaat om meteen een nieuw functie- of salarishuis te kopen. Dat is meestal niet de beste eerste stap. Het is vaak een flinke investering en blijkt dan achteraf onnodig te zijn. Het leidt tot dubbele kosten, terwijl dit voorkomen had kunnen worden als eerst een specialist meegekeken had naar de huidige inrichting.
Je moet eerst weten wat er binnen de onderneming gebeurt.
Een bruikbare aanpak bestaat uit drie fasen.
1. Breng de bestaande situatie in kaart
Inventariseer de functies, feitelijke werkzaamheden, salarissen, toeslagen, bonussen, periodieken en individuele afspraken.
Kijk daarbij niet alleen naar de arbeidsovereenkomsten. Die vertellen vaak maar een deel van het verhaal. Juist de feitelijke verantwoordelijkheden, interne afspraken en historische uitzonderingen zijn belangrijk.
2. Ontwerp een structuur die bij de onderneming past
Bepaal vervolgens welke functies gelijkwaardig zijn en welke criteria het verschil in waardering rechtvaardigen.
Leg ook vast hoe het startsalaris, de loonontwikkeling en eventuele variabele beloning worden bepaald. Het doel is niet om ieder besluit in een regeling te verantwoorden. Het doel is dat besluiten logisch en consequent zijn.
3. Vertaal het ontwerp naar de praktijk
Een beloningsstructuur werkt pas als deze wordt doorgevoerd in:
- functieomschrijvingen;
- salarisbanden of schalen;
- vacatureteksten;
- arbeidsvoorwaardenbeleid;
- beoordelings- en promotieprocessen;
- arbeidsovereenkomsten;
- interne besluitvorming;
- de salaris- en personeelsadministratie;
- communicatie met werknemers.
Daarbij moet ook worden beoordeeld of de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet worden betrokken. Het vaststellen of wijzigen van een belonings- of functiewaarderingssysteem kan onder het instemmingsrecht vallen.
Loontransparantie is vooral een inrichtingsvraagstuk
De nieuwe wetgeving wordt vaak gepresenteerd als een extra informatie- en rapportageverplichting. Voor werkgevers zit de grotere opgave daarvóór.
Je kunt pas transparant zijn over een systeem als dat systeem bestaat.
Een onderneming hoeft niet ieder loonverschil weg te werken. Zij moet wel weten welke verschillen er zijn, waardoor deze zijn ontstaan en of zij nog te verantwoorden zijn.
Dat vraagt om meer dan een juridisch advies over de tekst van de nieuwe wet. Het vraagt om een samenhangende beoordeling van functies, arbeidsvoorwaarden, cao, beleid, contracten en uitvoering.
Wie daar tijdig mee begint, voorkomt dat de discussie pas ontstaat nadat een werknemer om uitleg heeft gevraagd.
Hulp bij het voorbereiden op loontransparantie
Wil je weten of de huidige functie- en beloningsstructuur nog klopt? Dan kan een gerichte inventarisatie duidelijk maken waar de belangrijkste risico’s en onverklaarbare verschillen zitten.
Ik begeleid ondernemingen bij het analyseren en opnieuw inrichten van arbeidsrechtelijke structuren. Daarbij kijk ik niet alleen naar wat juridisch verplicht is, maar ook naar wat binnen de onderneming praktisch uitvoerbaar is.
Het resultaat is geen algemeen adviesrapport, maar een concrete route: welke keuzes zijn nodig, welke documenten moeten worden aangepast en hoe kan de nieuwe structuur zorgvuldig worden ingevoerd?
